Audit

De audit is een onderzoek dat, met een systematische en gedisciplineerde aanpak, wordt uitgevoerd naar het goed en betrouwbaar functioneren van de aangesloten adviseur door auditors die in dienst zijn van de accreditatieinstelling. Een auditor die met andere woorden niet in dienst is van BuildingLabel. De audit is niet alleen een controle, maar is een onderzoek waarin de auditor op basis van objectieve gegevens en aantoonbare feiten onderzoekt of werkzaamheden volgens gemaakte afspraken verlopen en producten en diensten aan gespecificeerde eisen voldoen.

Toetsing

De auditor onderzoekt in hoeverre de huidige manier van werken overeenkomt met de afgesproken en in het handboek vastgelegde manier van werken. De auditor constateert eventuele structurele afwijkingen en bepaalt de ernst van de afwijking, om vervolgens deze bevindingen aan de BuildingLabel te rapporteren. De toetsing gebeurt in de vorm van een documentenonderzoek en een gesprek met de desbetreffende adviseur die de betreffende opnamewerkzaamheden heeft uitgevoerd en daarmee verantwoordelijk is voor het opnameproces, de resultaten en de daarmee samenhangende observaties.

Waarom zou je een audit gebruiken?

Een audit levert je in principe de informatie op basis waarvan je verbeteringen kunt doorvoeren en maakt zichtbaar welke maatregelen je moet nemen om de vereiste kwaliteit te handhaven en/of te verbeteren. Maar je kunt een audit ook laten uitvoeren omdat een specifieke norm dit voorschrijft.

De definitie

In de ISO 9001:2015-norm staat de volgende definitie voor audit:
Een systematisch, onafhankelijk en gedocumenteerd proces voor het verkrijgen van auditbewijsmateriaal en het objectief beoordelen daarvan om vast te stellen in welke mate aan overeengekomen auditcriteria is voldaan. De ISO-norm bevat algemene, internationale normen voor kwaliteitsmanagementsystemen.
Deze norm geeft het kader weer, terwijl de uitvoering van de norm in de BRL-9500 deel 00 wordt uitgewerkt. De in de beoordelingsrichtlijn 9500 opgenomen eisen worden door de certificatie-instellingen, waaronder BuildingLabel die door het SKW is gecertificeerd, die hiervoor door de Raad voor Accreditatie is geaccrediteerd, gehanteerd. Onderscheiden hierin worden de interne kwaliteitsbewaking en de externe kwaliteitsbewaking.

Systematisch

Systematisch wil zeggen dat de audit van tevoren wordt vastgelegd en volgens een vast stramien wordt uitgevoerd. De auditor volgt in de voorbereiding en uitvoering van het onderzoek vaststaande processtappen. Deze processtappen zijn vastgelegd in de procedure. De audit wordt niet incidenteel maar periodiek uitgevoerd. Wanneer systematisch en periodiek audits worden uitgevoerd, kunnen patronen worden herkend en kunnen de effecten van verbeteringen worden gemeten. Hiermee wordt voorkomen dat er willekeur in het proces sluipt en dat verschillende auditoren in vergelijkbare situaties tot onvergelijkbare resultaten komen.

Onafhankelijkheid

Onafhankelijk wil zeggen dat de audit wordt uitgevoerd door mensen, auditoren, die niet direct betrokken zijn bij de werkzaamheden die zij onderzoeken. De auditor heeft geen verantwoordelijkheid voor het onderdeel dat hij onderzoekt en staat hier los van; hij toetst niet ‘zijn eigen werk’. Gedocumenteerd wil zeggen dat je het hele auditproces hebt vastgelegd in een schriftelijke procedure. Daarmee is auditing een transparant en traceerbaar proces.

Auditmateriaal

Met het auditbewijsmateriaal wordt de verzamelde informatie bedoeld. Dit materiaal is gebaseerd op feiten die verifieerbaar zijn, zoals registraties, waarnemingen en uitspraken. Objectief beoordelen wil zeggen dat de audit tot een onpartijdig oordeel moet leiden. De auditor beschrijft de situatie daarom eerlijk, duidelijk en zonder waardeoordeel. Met de term auditcriteria wordt het toetsingskader bedoeld. De resultaten worden altijd getoetst aan een referentiekader of toetsingskader.

Conclusie

Geconcludeerd kan worden dat het bij een audit gaat om een gepland en onafhankelijk onderzoek dat erop is gericht informatie te verzamelen over de werking en doeltreffendheid van de opname. Een audit is dus geen keuring of inspectie! Aan deze instrumenten zitten een toets, beoordeling en sanctie vast en aan een audit niet. Een audit bestaat alleen uit een toets en geen beoordeling en geen sanctie. Een auditor beoordeelt niet, maar stelt vast. Een inspecteur heeft bevoegdheden en een auditor niet. De overheid voert bijvoorbeeld inspecties uit op grond van de wet en beoordeelt of een organisatie voldoet aan de wettelijke eisen. Als een organisatie niet aan de wettelijke eisen voldoet, kan dat vervelende gevolgen hebben omdat de overheid sancties kan opleggen. Soms kan dat zelfs leiden tot verplichte sluiting van een bedrijf.
BuildingLabel als dienstverlenende organisatie ziet de audit en de verificatie als middelen om het professionele karakter van de dienstverlening meer te benadrukken, middelen die bovendien voldoen aan de beschikbare praktijknormen waaraan de bestaande situatie kan worden getoetst.

Wilt u meer weten over auditing, neem gerust contact met ons op via info@buildinglabel.com .